Quando assumiu a área de planejamento financeiro da subsidiária brasileira da Avon, Rebeca Ouro Preto encontrou o seguinte cenário: uma empresa com 120 anos, cerca de um milhão de revendedores nacionais, 19 campanhas a serem realizadas em 12 meses, dentro de uma empresa com cultura global e atuação em mais de cem países, 17 fábricas ao redor do mundo e mais de 1 bilhão de transações anuais.

Dentro deste contexto, o planejamento financeiro não poderia ser fácil, porém, o sistema utilizado dificultava ainda mais seu trabalho. "Nós usávamos planilhas, essencialmente Excel. Eu senti a necessidade de melhorar os processos e até a qualidade de vida das pessoas", conta Rebeca, que entrou para a companhia como gerente-sênior em novembro de 2003.

De acordo com ela, o grande desafio não estava na implementação, mas em encontrar uma ferramenta capaz de melhorar um processo já existente, sem altera-lo. Como a área de planejamento financeiro é uma ponte entre todos os departamentos da companhia, o projeto também deveria abordar funcionários de diferentes setores.

Do benchmarking à escolha do produto, Rebeca envolveu os usuários finais da futura aplicação, cerca de trinta pessoas. "Nós tivemos semanas, durante o planejamento,
destinadas a avaliar as expectativas da equipe. Não podemos aumentar o escopo. É preciso levantar o que se necessita e oferecer a capacidade real."

O projeto teve duas etapas, cada uma com duração de dez meses. Na primeira fase do projeto, a Avon chegou a ter uma ferramenta que atendesse à sua demanda e definiu, junto ao fornecedor, como o sistema seria adotado. A solução eleita foi o Hyperion Planning, baseado em arquitetura web, que permite a análise online de diferentes visões, como, por exemplo, por produtos, clientes ou áreas de negócios. Para Rebeca, o grande benefício estava no fato de deixar disponível tempo para a execução de atividades relacionadas à análise e ao suporte ao processo decisório, o que promoveria
agilidade no gerenciamento de mudanças táticas e estratégicas.

De acordo com Rebeca, a primeira fase - de idealização - foi complexa, porque a companhia optou por investir antes para não ter de corrigir erros depois. Ela conta que a implementação transcorreu com muita tranqüilidade. "Como o planejamento foi denso, a adoção correu tranquilamente e foi entregue dentro do prazo."

Com o resultado positivo alcançado pelo projeto, a subsidiária chilena replicou o sistema, do mesmo fornecedor, e conseguiu diminuir em um terço o tempo gasto com formulação e implementação no Brasil. "Hoje eu tenho capacidade de resposta e análise de questionamentos, porque a ferramenta faz a depreciação por tipo de projeto e tempo. Assim, consigo enxergar melhor as oportunidades e investir dentro do prazo."

Para dar suporte à implementação do projeto, a empresa optou por contar com a parceria de uma consultoria. "Como eu não tinha um profi ssional especializado nesta ferramenta, escolhemos fazer um trabalho em conjunto a UniOne", justifica Rebeca. Na Avon, grande parte dos projetos de TI surge das necessidades de áreas específi cas e a área de tecnologia trabalha paralelamente a esses projetos.

Um dos fatores que ajudaram a executiva na hora de encontrar "um norte" foi o fato de ter trabalhado em uma consultoria de TI e telecom. "Isto me proporcionou, mais do que intimidade com tecnologias, saber como abordar o mercado e realizar o projeto", defende a executiva que ainda deveria pensar em uma estratégia global. "Como multinacional, é essencial escolher um fornecedor seguro e que possa trabalhar na replicação com as subsidiárias."

O próximo passo, segundo Rebeca, é evoluir para a nova versão da ferramenta. "Isso depende da adoção global do sistema, mas a ferramenta me permite observar meu budget e, se necessário, dirigi-lo para a própria ferramenta." IWB