O diretor de vendas solicita uma informação estratégica. Antes de confirmar a possibilidade de atender a requisição, a equipe de TI verifica a existência do backup para só então extrair os relatórios encomendados. Passado algum tempo, o executivo de vendas se dirige à sala do diretor de marketing e encontra diferenças nos números que ele e o colega possuem. Novamente a TI entra em ação, desta vez para justificar alterações entre balanços que abordam o mesmo assunto.

A descrição acima ilustra o antigo modelo captação de dados, da subsidiária brasileira da Avon, empresa que fatura cerca de cem mil pedidos por dia. Para evoluir neste processo, desde março deste ano, a companhia utiliza o sistema de business intelligence (BI) da MicroStrategy. Para realizar este projeto, a diretora de TI, Andréa Ferreira, apresentou uma proposta que foi além da implementação de sistemas, com foco nas áreas de vendas e marketing. E, para garantir o sucesso, ela trabalhou aspectos da mudança de cultura, de forma que o aumento na capacidade de gerar relatórios estimulasse as lideranças a ter uma visão mais crítica e analítica sobre os negócios da companhia.

Hoje, quatro meses após a entrega do projeto, Andréa diz que a empresa já sente as áreas mais analíticas e integradas, procurando a área de BI e pedindo por mais relatórios e novas análises. “Uma vez que a companhia percebe que tem como extrair informações facilmente, o volume de solicitações não pára de crescer”, justifica a executiva.

De acordo com a CIO, para dar certo e ser aceito, o projeto contou com a ajuda de um patrocinador. “A vice-presidente de vendas comprou a idéia e nos ajudou a provar que investir na qualidade deste processo poderia dar retornos, como aumento de market share”, explica. Ao todo, foram gastos US$ 1,8 milhão, incluindo os custos com consultoria, hardware e software. A empresa estabeleceu um prazo de três anos para recuperar o investimento e espera que o retorno ocorra por meio de oportunidade de negócios e aumento de representatividade no mercado.

A idéia de ter um BI começou em 2005. “Ficamos um ano entre a aprovação e o envolvimento das áreas. Isso porque um projeto como este não pode ser da TI, tem de ser corporativo”. Em 2006, a Avon havia selecionado o fornecedor e a empresa deu início ao trabalho de configuração e padronização de relatórios e criou um time dedicado em tempo integral ao projeto.

Foram extraídas informações transacionais e tudo foi consolidado em um banco de dados Oracle, além de se trabalhar o alinhamento dentro da companhia. “Notamos que lucro era diferente para finanças e para marketing e ainda tínhamos de chegar a um conceito único para gerar verdades únicas”, afirma Andréa. “É um sistema para profissionais que ajuda a fazer as análises. Se esta função não é utilizada, perde-se o investimento.”

O projeto alterou a estrutura organizacional da subsidiária e, durante sua implementação, a empresa sentiu necessidade de criar duas novas áreas dentro de sua TI: a de information delivery e a de arquitetura de dados. A primeira, com cinco funcionários, tem como função atender à demanda por relatórios e tem foco exclusivo em BI. A segunda, com duas pessoas, trabalha com a parte técnica de configuração da arquitetura.

Durante a implantação do BI, várias medidas foram tomadas para evitar erros. Desde o início, por exemplo, notou-se a necessidade de entender a solução e compreender quais benefícios ela traria para o negócio. “Um BI que, na primeira vez que é utilizado demora uma hora para rodar um relatório, perde a credibilidade. Você não pode subestimar a questão volume versus o desempenho do software”. Outra questão relevante para que a Avon aceitasse o projeto foi a escolha de um fornecedor global com atendimento local forte. “A idéia é ter sucesso em um modelo para que este possa ser replicado em outras subsidiárias. Na América Latina, somente Brasil e México utilizam BI.”

Como resultado, Andréia conta o exemplo do líder de marketing, que, hoje, pode avaliar o comportamento das vendas por região ou por idade do consumidor, podendo criar campanhas mais efetivas. “Não acho que é um projeto que acaba, ele continua. Quanto mais as áreas percebem o valor da informação, mais elas buscam o conhecimento”. De acordo com a executiva, agora, a Avon trabalha a segunda fase do projeto, que consiste na inclusão de novos relatórios e redução do tempo de entrega.

InformationWeek Brasil