Um sulista chega a uma padaria paulista e pede quatro cacetinhos. O balconista provavelmente reagirá com certo estranhamento por não conhecer a linguagem regional. No entanto, este tipo de situação é muito comum no Brasil, pois cada Estado tem suas particularidades. O mesmo acontece quando se parte para palavras técnicas. Por exemplo, no Nordeste, um jaleco é chamado de bata e, no Rio Grande do Sul, de guarda-pó. É o tipo de situação que, partindo para o mundo empresarial, pode acabar com qualquer sistema de gestão de estoque.

Essa situação foi vivenciada pela Vicunha Têxtil S/A, que passou por uma série de mudanças nos últimos anos. A companhia com 42 anos de mercado e faturamento, em 2008, de R$ 1,3 bilhão, começou uma reestruturação, no ano 2000, quando as cinco firmas do grupo se converteram em uma única empresa. Mas cada uma tinha um sistema de gerenciamento de estoque diferente e seria necessário uma integração. "Na ocasião, adquirimos o UMS, da Datasul, para gerir o estoque", comenta o coordenador do almoxarifado da fabricante de tecidos, Sérgio Beneti. Ele também liderou os projetos de padronização de nomenclatura - devido às regionalizações - e preparação para o e-procurement.

Inicialmente, como explicou Beneti, a companhia optou por fazer uma limpeza das duplicidades, mas apenas das nomenclaturas idênticas. "Como cada contava com um sistema e tratava à sua maneira, muita coisa passava em branco. Parafuso, por exemplo, tinha cadastro apenas com ‘paraf." e, às vezes, também somente com a letra p", exemplifica. A partir de cadastros como estes, a Vicunha fez um estudo mais amplo e verificou que muitas descrições eram pobres ou contavam apenas com o nome do produto, deixando o documento totalmente sem serventia. Estava decidido que era preciso um trabalho de padronização.

O estopim para uma revolução no sistema de cadastro de materiais veio em 2006, quando o diretor de suprimentos solicitou uma ferramenta de e-procurement - e o "probleminha" de descrição impedia qualquer movimento neste sentido. "Havia muita duplicidade", recorda. Diante da situação, o chefe do almoxarifado acionou a equipe de TI da casa e saiu em busca de uma forma de unificar e padronizar o cadastro de mercadorias.

Quatro fornecedores foram avaliados, mas, por orientação da própria Datasul, eles optaram pelo módulo Engmat da solução de shared services da Astrein, especializada em soluções para gestão de back office. Decidido o sistema, a Vicunha tinha duas possibilidades: contratar equipe própria para colocar ordem na casa ou utilizar consultores da Astrein. "Contratamos cinco pessoas", relata Beneti.

Mão na massa

O início dos trabalhos ocorreu em fevereiro de 2008 e, além dos cinco funcionários, contou com ajuda de um consultor da Astrein. A ferramenta contratada possibilita a realização do processo de cadastro, da alteração material de estoque e contribuiu para a padronização dos nomes. A solução já vinha, inclusive, com vários padrões de descrição de materiais (PDM), utilizados pelo mercado. Assim, a Vicunha teve o trabalho de complementar com insumos específicos para ter um PDM próprio. Todas as informações foram extraídas do sistema de gestão de estoque e lançadas no Engemat. "Pegamos os itens das oito unidades fabris e inserimos no software. Este trabalho durou um ano e três meses", calcula. E não é para menos. No início, 92 mil itens estavam catalogados e, ao final, sobraram 42 mil. "Depois que finalizamos, retornamos isto para dentro do sistema de gestão e partimos para governança centralizada", explica. O controle desses dados é feito pela central de Americana, no interior de São Paulo.

Praticamente todo o projeto, que consumiu investimentos de R$ 350 mil, teve liderança do coordenador do almoxarifado. O papel da TI esteve em adaptar o sistema novo para receber os dados do ERP e retornar as informações, já padronizadas, para o programa de gestão. "Fizemos um relatório TXT que foi lido pelo ERP, que fez a geração. Atualmente, quando é necessário cadastrar alguma mercadoria nova, a passamos para o almoxarifado." A equipe de Beneti verifica se o item existe e, em caso de negativa, é preenchido um cadastro com todas as características do produto. "Antes, era diferente, faltam vários pontos. Sem as informações completas, não damos segmento.", comemora.

Além do processo de escolha e adaptação, a TI também cuidou da disponibilidade do software Engmat, que fica armazenado no data center da companhia situado no Ceará. Tudo é acessado remotamente por meio do software de virtualização de desktop fornecido pela Citrix. "Se fizéssemos item a item demoraria muito. Fizemos em lote. Trabalhamos com nossa TI e a TI da Astrein", relata, mostrando a parceria entre as áreas.