A competição no mercado aumenta e caminha para uma suite de colaboração que vai além de e-mail. A Business Productivity Online Suite, da Microsoft, inclui e-mail e outros serviços, como SharePoint online e web conferência, por US$ 120 anuais por usuário. O serviço Lotus Live Notes, da IBM, combina e-mail, calendário e mensagem instantânea, por US$ 108 por ano.  

Já a suite Google Apps, por US$ 50 anuais por usuário, combina e-mail com o software de processador de texto, planilhas e apresentações do Google, que permite compartilhamento de documento e edição simultânea. 

Esse grande desafio de colaboração é o que os líderes de TI estão tentando resolver. A Circle Global, fabricante e revendedora de tecidos, moveu, recentemente, seus 75 funcionários de um fornecedor de serviços de e-mail baseado em POP, para o WebEx mail, um produto da Cisco baseado em SaaS que inclui e-mail para desktop e dispositivos móveis. 

O pacote de software de e-mail e colaboração da Cisco custa o mesmo que o e-mail baseado em POP, sozinho, disse Brock Nonn, chefe de marketing da Circle Global. 

Manesh Patel, CIO da Sanmina-SCI, afirma que os fornecedores de nuvem desenvolvem novas funções continuamente. "As pessoas podem trabalhar em pequenos grupos, sem sincronia, capturar informações e torná-las pesquisáveis, e fazer tudo isso sozinhas, sem precisar da ajuda da área de TI para o gerenciamento diário", disse. "A longo prazo, isso será um benefício bem mais importante do que a economia imediata em si." 

Os modelos SaaS permitem que os fornecedores adicionem novas funções sem a necessidade de um ciclo de atualização. A área de TI pode, simplesmente, decidir se permitirá ou não tais funções em seu domínio. 

Por que as empresas dizem "não" para SaaS?

Alguns clientes em potencial podem analisar os lados negativos de SaaS e alguns acabam concluindo que eles são sérios demais. 41% das empresas que usam SaaS não têm planos para e-mail em SaaS, de acordo com pesquisa feita em novembro de 2009. 

A maior preocupação é em relação à segurança e à privacidade de permitir que um fornecedor externo opere sua infraestrutura de e-mail. Os servidores e bancos de dados no data center do fornecedor são objetos das mesmas ameaças externas e internas que nossa própria infraestrutura; seja uma exploração no sistema operacional em busca de falhas para roubo de dados ou um funcionário da empresa fornecedora do serviço que tem acesso ao seu e-mail. 

As empresas que consideram e-mail em SaaS devem se satisfazer com a ideia de que a segurança física e lógica e as práticas operacionais dos fornecedores são, no mínimo, tão boas quanto as suas. Além disso, muitos fornecedores de e-mail como serviço são parceiros de outras empresas que oferecem serviços como criptografia, filtros contra malware e spam e outros. 

Assim, os riscos de segurança e privacidade podem se estender por vários fornecedores, e cada um pode ter um nível variado de experiência com segurança e proficiência operacional. 

As empresas se preocupam, também, com questões de compliance. As companhias que atuam em indústrias altamente regulamentadas, como a farmacêutica ou a financeira, podem estar menos inclinadas a mudar seu e-mail local devido às preocupações com o fornecedor que pode não conseguir cumprir com requerimentos mais complexos. Outras, acham que o fornecedor não poderá oferecer os altos níveis de proteção para os dados, em termos de backup e arquivamento que preserva informações sigilosas em casos de emergências ou desastres com o data center principal do fornecedor. 

Mas essas companhias precisam saber que podem retirar seus dados da nuvem, caso a relação com o fornecedor seja encerrada por algum motivo. No entanto, as preocupações com compliance não se provaram insuperáveis: grandes farmacêuticas, como a GlaxoSmithKline (com a Microsoft) e a Genentech (com o Google), usam e-mail em SaaS, por exemplo.

Tempo de atividade é outra preocupação. Se o fornecedor de e-mail cair por um total de nove horas, em um ano (o equivalente a 99,9% do tempo de atividade), os funcionários podem não reclamar se forem quedas isoladas e resolvidas rapidamente. Mas, se uma queda dura uma hora, ou se não se sabe com clareza o que está causando as quedas ou quando o problema será resolvido, o negócio não vai dar certo. 

Integração e autenticação também podem ser desafios para as empresas que querem conectar e-mail local com e-mail em SaaS. Tem também a questão rompimento versus retorno. Enquanto SaaS pode ajudar a economizar, alguns CIOs não acham que vale a pena o treinamento e a mudança se seu e-mail local já for atualizado. Para eles, SaaS não será considerado até que chegue o momento de atualizar. 

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